Makalah Komunikasi Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Perusahaan sebagai suatu lembaga atau organisasi berisi lebih dari satu orang, mengatur lebih dari satu tempat, dan berhubungan dengan banyak pihak. Karena faktor yang berbeda tadi, orang berbeda tempat dan berbeda waktu maka diperlukan sistem komunikasi yang lancar supaya semua kegiatan operasional dapat berjalan semestinya.

Komunikasi penting agar semua kegiatan dapat terkoordinasi dengan sebaik-baiknya. Komunikasi penting bukan saja menyampaikan sesuatu pesan tetapi agar apa yang diinginkan aatau didelegasikan kepada bawahan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu maka komunikasi sangat penting dalam suatu organisasi.

B.     Rumusan Masalah

1.      Mengapa komunikasi penting dalam organisasi?

2.      Bagaimana cara meningkatkan skill dalam komunikasi?

3.      Bagaimana cara untuk meningkatkan listening skill?

C.    Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini adalah  untuk memberi penjelasan kepada para mahasiswa psikologi tentang definisi komunikasi organisasi, bentuk-bentuk komunikasi organisasi, cara meningkatkan skill dalam komunikasi, dan cara untuk meningkatkan listening skill.

BAB II

LANDASAN TEORI

1.      Definisi Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain, bisa melalui telepon, surat, pembicaraan, ekspresi, kombinasi cara tersebut, dan lain-lain. Menurut O’Donnell dan Weihrich, komunikasi adalah penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dan informasi itu dapat dipahami oleh si penerima. (A.M. Kadarman, Pengantar Ilmu Manajemen : 121)

Komunikasi melibatkan minimal 2 orang yaitu pemberi dan penerima informasi. Informasi diberikan melalui saluran (Channel) dan media. Dalam proses penyampaian bisa saja terjadi kemungkinan saluran ini diganggu oleh “Noise”. Pesan dituangkan dalam ide. Ide transformasi menjadi pesan (Message). Pesan ini dikirimkan melalui Channel kepada penerima pesan itu dimasukkan sebagai ide, dan seterusnya, sampai pada penerima pesan dan akhirnya akan mempengaruhi tindakan action). (Sofyan Syafri Harahap, Manajemen Kontemporer : 220)

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiriyanto, 2004)

Jadi menurut pemakalah komunikasi organisasi adalah proses penyampaian dan penerimaan informasi berbagai pesan dalam organisasi kelompok formal maupun informal.

2.      Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Menurut Sendjaja (1994) menyatakan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Fungsi informatif, organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.

2.      Fungsi regulatif, fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

3.      Fungsi persuasif, dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang di harapkan.

4.      Fungsi integratif, setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktifitas-aktifitas yang terorganisai. Komunikai dapat dipandang sebagai sarana untuk menyalurkan masukan sosial ke dalam sistem sosial. Komunikasi juga merupakan sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk mencapai tujuan. Bila kita berbicara tentang gereja, keluarga, atau suatu pasukan  pramuka atau tentang sebuah perusahaan maka menyampaikan informasi dari seseorang pada yang lain sangatlah penting.

3.      Tujuan Komunikasi

Dalam arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu perusahaan adalah untuk mengadakan perubahan untuk mempengeruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan. Misalnya di dunia usaha memerlukan informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan. Komunkasi penting  artinya karena komunikasi memerlukan komunikasi-komunikasi menejemen. Secara khusus, komunikasi di perlukan untuk:

1.      Menetapkan menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan.

2.      Menyusun rencana untuk mencapai tujuan itu.

3.      Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.

4.      Menyeleksi, mengembangkan dan menilai anggota organisasi.

5.      Memimpin mengarahkan memotivasi.

6.      Mengendalikan prestasi.

4.      Bentuk – Bentuk Komunikasi dalam Organisasi

Manajer perlu memahami beberapa bentuk komunikasi yang umum ditemukan dalam organisasi dewasa ini. Bentuk-bentuk komunikasi ini mencakup komunikasi interpersonal, komunikasi komunikasi dalam jaringan dan tim, komunikasi organisasi, dan komunikasi elektronik.

1.    Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal secara umum memiliki dua bentuk, lisan dan tulisan. Seperti yang akan kita lihat, masing-masing bentuk komunikasi ini memiliki kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan.

Komunikasi Lisan (oral communication) terjadi dalam percakapan tatap muka, diskusi kelompok, percakapan telpon, dan dalam situasi-situasi lain ketika ucapan digunakan untuk mengekspresikan makna. Komunikasi lisan sangat lazim karena beberapa alasan. Yang paling utama, komunikasi lisan memicu umpan balik dan pertukaran pemikiran secara langsung dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan atau persetujuan verbal, ekspresi muka, dan gerak tubuh. Komunikasi lisan juga mudah (yang perlu dilakukan pengirim hanyalah berbicara), dan dapat dilakukan dengan persiapan sedikit (meski persiapan matang dianjurkan dalam situasi-situasi tertentu). Pengirim tidak memerlukan pensil dan kertas, keybord, atau peralatan lain. Akan tetapi, komunikasi lisan juga memiliki kelemahan. Komunikasi ini mungkin tidak akurat jika pembicara memilih kata-kata yang salah untuk menyampaikan suatu makna atau melupakan detil-detil penting, jika proses komunikasi lisan mengalami gangguan, atau jika penerima melupakan sebagian dari pesan. Dalam diskusi dua arah, jarang tersedia waktu untuk berpikir atau untuk memperkenalkan banyak fakta baru, dan tidak ada catatan permanen mengenai apa yang telah diucapkan. Selain itu, meski sebagian besar manajer merasa nyaman berbicara kepada orang-orang secara individual atau di depan grup kecil, hanya sedikit manajer yang suka berbicara di depan audiensi yang lebih besar. (Griffin, Manajemen jilid 2 : 107-108)

Komunikasi Tulisan “Menulisnya” dalam surat, laporan, memo, catatan tulisan-tangan, atau e-mail bisa memecahkan banyak masalah yang melekat pada komunikasi lisan. Meski begitu, dan barangkali mengejutkan, komunikasi tulisan (written communication) tidak selazim yang anda bayangkan, dan bukan merupakan cara komunikasi yang dihargai oleh banyak manajer. Salah satu kelemahan terbesar dari bentuk-bentuk tradisional komunikasi tulisan adalah bahwa komunikasi tulisan mencegah umpan balik dan pertukaran pikiran secara langsung. Akan tetapi komunikasi lisan juga menawarkan sejumlah keunggulan. Komunikasi tulisan biasanya sangat akurat dan menyediakan catatan permanen mengenai komunikasi. Pengirim bisa meluangkan waktu untuk mengumpulkan dan mencerna informasi dan bisa merevisinya sebelum dikirimkan. Penerima memiliki banyak waktu untuk membacanya secara cermat dan bisa mengulangi pembacaan berkali-kali, jika diperlukan.

2.    Komunikasi dalam Jaringan dan Tim Kerja

Meskipun komunikasi antara anggota-anggota tim dalam organisasi jelas bersifat interpersonal, banyak riset telah berfokus secara spesifik pada bagaimana individu-individu dalam jaringan dan tim kerja berkomunikasi satu sama lain. Jaringan komunikasi (communication network) adalah pola komunikasi antar anggota dari sebuah grup atau tim.

3.    Komunikasi Organisasional

Bentuk-bentuk komunikasi lain di dalam organisasi adalah komunikasi yang mengalir antar dan antara unit-unit dan grup-grup organisasional. Masing-masing bentuk komunikasi ini bisa berupa lisan dan tulisan, tetapi tiap bentuk juga bisa dikembangkan menjadi pola komunikasi yang lebih luas di sepanjang organisasi. Bentuk komunikasi organisasional ada dua yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a.        Komunikasi Vertikal (vertical communication) adalah komunikasi yang mengalir ke atas dan ke bawah dalam hierarki organisasi, biasanya melalui saluran-saluran pelaporan formal yaitu komunikasi yang terjadi antar manajer dengan atasan dan bawahan mereka. Komunikasi vertikal bisa melibatkan dua orang saja, atau bisa mengalir melalui beberapa level organisasi yang berbeda.

b.        Komunikasi Horizontal (horizontal communicatio) adalah komunikasi yang melibatkan kolega dan rekan kerja dari level organisasi yang sama. Komunikasi horizontal cenderung lebih sering terjadiantar manajer dibanding antar non-manajer. Sebagai contoh, seorang manajer operasi mungkin mengkomunikasikan kepada manajer pemasaran bahwa level persediaan telah menipis dan bahwa proyeksi tanggal pengiriman harus diperpanjang 2 minggu.

4.    Komunikasi Elektronik

Terakhir, komunikasi elektronik akhir-akhir ini menjadi semakin penting di dalam organisasi. Baik sistem informasi formal maupun teknologi elektronik pribadi telah mengubah cara manajer berkomunikasi satu sama lain.

5.       Komunikasi Informal dalam Organisasi   

Bentuk-bentuk komunikasi organisasional yang telah di bahas sebelumnya semuanya mewakili mekanisme komunikasi formal dan terencana. Namun, dalam banyak kasus sebagian besar komunikasi yang terjadi dalam organisasi meloncati saluran-saluran formal dan mengikuti sejumlah metode informal. Bentuk bentuk komunikasi informal yang umum adalah rumor, management by wandering around dan komunikasi non verbal.

6.       Hambatan komunikasi organisasi

Komunikasi tidak selamanya berjalan dengan lancar. Banyak sekali terdapat kesalahan-kesalahan penyampaian, penerimaan, bahkan kesalahan ketika harus mengartikan pesan atau informasi yang di terima. Menurut  effendi (2008:11) dalam berorganisasi tidak luput dari kesalahan-kesalahan yang dapat menghambat jalannya proses komunikasi, di antaranya adalah:

1.        Hambatan sosio antro psikologis,

a.    Hambatan sosiologis : merupakan hambatan yang terjadi karena adanya perbedaan golongan dan lapisan yang menyebabkan adanya perbedaan status sosial, idiologi, tingkat pendidikan, tingkat kekayaan, dan sebagainya.

b.    Hambatan antropologis: hambatan komunikasi yang terjadi akibat adanya perbedaan postur, warna kulit, dan kebudayaan, gaya hidup, norma, kebiasaan, dan bahasa.

c.    Hambatan sikologis: komunikasi yang terhambat karena komunikan sedang sedih, bingung, marah, merasa kecewa, merasa iri hati dan adanya prasangka pada komunikator.

2.        Hambatan semantik

Hambatan ini di timbulkan oleh kominikator. Kadang terjadi karena salah ucap dalam menyalurkan pikiran dan perasaan, sehingga timbul salah pengertian (misunderstanding) atau salah tafsir (misinterpretion) yang akhirnya menimbulkan salah komunikasi (miscomunication).

3.        Hambatan mekanis

Hambatan yang terjadi pada media yang di gunakan untuk berkomunikasi. Contoh: suara telfon yang tidak jelas, ketikan huruf yang buram pada surat, suara yang hilang, dan muncul pada saluran radio.

7.       Memperbaiki efektivitas komunikasi

Mengingat banyaknya faktor yang dapat merusak komunikasi, menejer bisa memanfaatkan beberapa teknik untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini terkait dengan keahlian-keahlian individual dan keahlian-keahlian organisasional.

a.         Keahlian individual yang paling penting untuk memperbaiki efektivitas komunuikasi adalah keahlian mendengar. Menjadi pendengar yang baik meminta seseorang untuk mempersiapkan diri untuk mendengar, tidak menyela pembicara, sabar, dan bertanya sepantasnya.

Keahlian mendengar yang efektif adalah bagian vital dari komunkasi dalam organisasi, terdapat beberapa hambatan yang dapat memperburuk keahlian mendengar individu dalam organisasi. Untungnya, juga terdapat beberapa teknik yang bisa digunakan untuk memperbaiki keahlian mendengar.

Bersikap pasif, rileks

Tetap aktif, terfokus

            Mendengar yang efektif                                           mendengar yang kurang efekif

Memberi perhatian

Mengajukan pertanyaan

Berpikiran terbuka

Mengasimilasi informasi

Mengabaikan informasi

berprasangka

Tidak mengajukan pertanyaan

Mudah teralih perhatiannya

 

b.      Keahlian organisasional

Tiga keahlian organisasional yang berguna juga bisa meningkatkan efektivitas komunikasi baik bagi pengirim maupun penerima-tindak lanjut, pengaturan arus informasi, dan pemahaman terhadap keunggulan dari berbagai media. Tindak adalah pengecekan untuk memastikan apakah pesan telah diterima dan dipahami. Pengaturan arus informasi berarti bahwa pengirim atau penerima pesan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan tidak terjadinya kelebihan-beban informasi.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Menurut pemakalah komunikasi organisasi adalah proses penyampaian dan penerimaan informasi berbagai pesan dalam organisasi kelompok formal maupun informal.

fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktifitas-aktifitas yang terorganisai. Komunikai dapat dipandang sebagai sarana untuk menyalurkan masukan sosial ke dalam sistem sosial. Komunikasi juga merupakan sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk mencapai tujuan.

Dalam arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu perusahaan adalah untuk mengadakan perubahan untuk mempengeruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan.

Manajer perlu memahami beberapa bentuk komunikasi yang umum ditemukan dalam organisasi dewasa ini. Bentuk-bentuk komunikasi ini mencakup komunikasi interpersonal, komunikasi komunikasi dalam jaringan dan tim, komunikasi organisasi, dan komunikasi elektronik.

Mengingat banyaknya faktor yang dapat merusak komunikasi, menejer bisa memanfaatkan beberapa teknik untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini terkait dengan keahlian-keahlian individual dan keahlian-keahlian organisasional.

Keahlian individual yang paling penting untuk memperbaiki efektivitas komunuikasi adalah keahlian mendengar. Menjadi pendengar yang baik meminta seseorang untuk mempersiapkan diri untuk mendengar, tidak menyela pembicara, sabar, dan bertanya sepantasnya.

DAFTAR PUSTAKA

Gibson, James I. (1990). Organisasi Perilaku, Struktur, Proses. Jakarta : Erlangga.

Griffin, Ricky W. (2004). Manajemen Jilid 2. Jakarta : Erlangga.

Harahap, Sofyan Syafri. (1996). Manajemen Kontemporer. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.

Kadarman, A. M. dan Jusuf Udaya. (1996). Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.